役所から書類が来て、「印鑑を押して返送してください」と書かれていたのに、手元にあったのは シャチハタ だけ。押して返したらあとで役所から連絡が来て「ちょっと…これはシャチハタですよね？」と指摘されてしまった。こんな経験、あなたにもありませんか？
この記事ではなぜ役所や公的機関がシャチハタを認めないのか、そしてどうして「バレてしまう」のかを、できるだけわかりやすく噛み砕いてご説明します。シャチハタ印で送ったらどうなるのか、今後どうすればトラブルを避けられるのかも併せて解説します。
シャチハタってなに？まずは基礎から
シャチハタは「インク内蔵型のスタンプ印」です。ポンと押すだけで濃い印影が出るので、日常の業務や宅配の受領印、メモへの捺印など、ビジネスでも家庭でも超便利なアイテムとして大人気。
でも、この便利さが“裏目”に出ることがあるのです。なぜなら、役所や公的書類に求められる印鑑は「個人の意思表示や本人確認の証拠」として使われるからです。
なぜ役所ではシャチハタが不可なのか？その根本理由
役所や公的手続きで「シャチハタは不可」とされる主な理由は次の通りです。
1. 印影が簡単に改ざんされやすい
シャチハタはスタンプ印なので、押した後ににじみやすく、またコピーやスキャンで簡単に複製されやすい特徴があります。これは“本人の意思”という大事な証拠としての信頼性に欠けるとされます。
例えば、インクの濃淡やかすれ具合を加工ソフトで修正したり、元の印影から似た印影を作ったりすることが比較的簡単です。役所側からすれば、真正な押印なのかどうか、後から疑われやすいということですね。
2. 判読性や保存性が弱い
シャチハタのインクは時間が経つと薄くなることがあります。書類を長期間保存する必要がある公的手続きでは、後年に判読できないことが問題になります。
一方、手彫りの実印や認印など“朱肉で押すタイプの印鑑”は、長く鮮明な印影が残ることが多く、保存文書としての価値が高いのです。
3. 形式的なルール・慣習がある
日本の役所や公的機関の多くは、伝統的に「朱肉で押す印鑑」（いわゆるゴム印でないもの）を求めています。これは法律というより、長年の慣習と自治体ごとの運用ルールです。
なので、同じ市役所でも窓口担当者や部署によって多少の対応差異はありますが、基本的には“シャチハタ不可”という考え方が広く共有されています。
じゃあ、どうして “バレてしまった” のか？
「シャチハタを押して送っただけなのに、なんで気づかれちゃうの？」と思いますよね。実は、役所は以下のような“見分けポイント”を無意識にチェックしています。
1. 印影の質感や濃淡
シャチハタはインクが均一でベタッとした印影になります。一方、朱肉で押した印鑑は微妙な濃淡やにじみがあり、紙への浸透の仕方が違います。役所の職員は日々大量の書類に触れているため、こうした違いを自然と見分けられるのです。
2. 書類の種類と求められる押印
住民票の申請や各種届出、申請書などは“本人の意思確認”が重要です。シャチハタだと「簡単に押せてしまうスタンプ的な印影」に見えるため、役所側が「本人の自筆や実印では？」と疑って掛かることがあります。
3. システム的な確認がある場合
最近では、役所の一部では書類をスキャンしてデータ管理しています。その際に “シャチハタ特有のインクのにじみや形状” をシステムが認識することもあり、職員の目に留まる確率が上がります。
じゃあ何を使えばいいの？役所で認められる印鑑とは
ここで押さえておきたいのは、役所側が求めているのは「本人の意思を確実に示せる印鑑」です。具体的には次のようなもの。
朱肉で押すタイプの印鑑
- 実印（市区町村の登録があるもの）
- 認印（朱肉タイプの認められている印鑑）
- 銀行印（銀行登録用だが一部書類で可）
こういった印鑑は、シャチハタと違い「押す際に力加減や微妙なにじみ」が出るため、本人が一回一回押している証拠として扱われます。
まとめ：シャチハタがバレる理由と対策
まとめると、
- シャチハタは便利だけど、役所では「簡単すぎる・改ざんしやすい」と見なされがち
- 印影の質感や保存性の違いで職員がすぐ見分ける
- 正式な書類には朱肉タイプの印鑑を使うのが安全
- バレると差し戻しや訂正が必要になり、手続きが遅れることもある
だからこそ、次回からは必ず朱肉タイプの印鑑を用意して、安心して書類手続きを進めましょう！
